Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Dansk Kunsthistoriker Forening

Senest opdateret 24. maj 2018

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Dansk Kunsthistoriker Forening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning. Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er:

Næstformand Rasmus Kjærboe, Rønnebærparken 103, 6760 Ribe

23 69 52 20 (kontakt foreningen per e-mail hér)

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemmers almindelige personoplysninger bestående af navn, adresse, telefonnummer, mailadresse og uddannelse.

Evt. ansattes eller andre aflønnedes almindelige personoplysninger bestående af navn, adresse, telefonnummer, mailadresse og bankoplysninger samt CPR og/eller CVR-nummer.

Brugeres almindelige personoplysninger bestående af navn, adresse, telefonnummer og mailadresse.

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder fx:

Offentlige myndigheder, fx nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn, samt sociale medier eller andre kanaler som er offentligt tilgængelige.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:  

  • At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
  • At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
  • At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
  • At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer, ansatte og brugere er:

  • At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev og anden kommunikation
  • At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
  • At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven
  • At kunne levere varer og ydelser du har bestilt
  • At administrere din relation til foreningen

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser, som er:

  • At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
  • At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.  
  • At kunne planlægge og afholde faglige og sociale arrangementer og aktiviteter
  • At kunne udarbejde og dele publikationer og andet skriftligt materiale om kunsthistoriske og videnskabelige emner
  • At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen
  • At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 15 år, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen – fx til brug for markedsføring – uden dit samtykke. Ved opkrævning af kontingent og andre økonomiske forhold bliver dine personoplysninger delt med bank og andre samarbejdspartnere såsom NETS, men kun i det omfang, dette er nødvendigt, og kun hvis disse også overholder EU’s lovgivning om beskyttelse af persondata.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi sletter oplysninger om dig et halvt år efter at dit medlemskab er ophørt. Vi sletter oplysninger om dig et halvt år efter at din ansættelse eller aflønning er ophørt. Vi sletter oplysninger om dig et halvt år efter sidste gang, du har været bruger af foreningen.

Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, ansatte og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

  • Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
  • Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
  • Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
  • Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)  
  • Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring  
  • Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen øverst i dette dokument.  Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.  Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.